Liste exhaustive des documents à exiger d’un locataire

Vérifier les documents d'un locataire avant de lui confier les clés de votre bien est une étape cruciale pour garantir la sécurité de votre investissement et votre tranquillité d'esprit. Un locataire fiable est un locataire qui présente des documents complets et cohérents, démontrant sa solvabilité et sa capacité à respecter les obligations du bail. Cette démarche vous permet de minimiser les risques de non-paiement du loyer, de dégradation du bien ou de litiges potentiels.

Documents d'identification et de justificatifs de domicile

Commençons par les documents de base qui permettent d'identifier le locataire et de vérifier sa situation de résidence.

Pièce d'identité

• Carte nationale d'identité ou passeport en cours de validité : il s'agit du document officiel qui permet de confirmer l'identité du locataire. Assurez-vous que le document est valide et que la photo correspond bien à la personne.
• Pour les étrangers, il est important de demander un visa en cours de validité ou un titre de séjour. Vérifiez la date d'expiration et assurez-vous que le titre de séjour est adapté à la situation du locataire (travail, études, etc.).

Justificatifs de domicile

• Facture de gaz, d'électricité, d'eau, d'internet ou de téléphone datant de moins de trois mois au nom du locataire : ce document permet de confirmer l'adresse actuelle du locataire et sa situation de résidence.
• Si le locataire n'est pas en mesure de fournir une facture à son nom, vous pouvez demander une attestation de domicile d'un tiers (famille, amis). Assurez-vous que l'attestation est signée et datée, et qu'elle précise la durée de l'hébergement.
• Des situations particulières peuvent nécessiter des justificatifs spécifiques. Par exemple, si le locataire est hébergé chez un tiers de façon temporaire, il est nécessaire de demander une attestation de l'hébergeant expliquant les conditions de l'hébergement.

Conseils pratiques

• Vérifiez la validité des documents et assurez-vous qu'ils sont cohérents avec les informations fournies par le locataire. Par exemple, la date de naissance et l'adresse mentionnées sur la carte d'identité doivent correspondre à celles figurant sur les autres documents.
• Conservez les copies des documents pour le dossier du locataire. Cela vous permettra de vous y référer en cas de besoin et de constituer un dossier complet pour la gestion de votre location.

Documents relatifs à la situation financière du locataire

Il est important de s'assurer que le locataire dispose des moyens financiers nécessaires pour payer son loyer et ses charges.

Revenus

• Bulletin de salaire, avis d'imposition ou attestation de revenus : ces documents permettent d'évaluer les revenus du locataire et sa capacité à payer son loyer.
• Revenus complémentaires (allocations, pensions, etc.) : si le locataire perçoit des revenus complémentaires, il est important de les prendre en compte dans l'évaluation de sa solvabilité.
• Pour les travailleurs indépendants, il est nécessaire de demander un bilan comptable ou un relevé de compte bancaire des 3 derniers mois. Pour les étudiants, il est conseillé de demander une attestation de bourse ou un justificatif de ressources de leurs parents.

Solvabilité

• Relevé bancaire des 3 derniers mois : ce document permet de vérifier les mouvements bancaires du locataire et sa capacité à gérer son budget.
• Attestation de garantie bancaire ou cautionnement : si le locataire a une garantie bancaire ou un cautionnement, il est important de demander une attestation de validité de la garantie.

Conseils pratiques

• Calculez le taux d'endettement du locataire en divisant ses charges mensuelles (loyers, crédits, etc.) par ses revenus mensuels. Un taux d'endettement élevé peut indiquer une situation financière précaire et un risque de non-paiement du loyer.
• Vérifiez la cohérence entre les revenus déclarés par le locataire et le loyer proposé. Si le loyer est trop élevé par rapport aux revenus du locataire, cela peut être un signal d'alarme.

Documents spécifiques à la location

En plus des documents d'identification et de solvabilité, il existe des documents spécifiques à la location que vous devez demander à votre locataire.

Justificatif de l'assurance habitation

• Il est impératif que le locataire souscrive une assurance habitation couvrant au minimum les risques locatifs (incendie, dégât des eaux, responsabilité civile). Demandez une attestation d'assurance habitation avec les garanties et les montants d'indemnisation.
• Expliquez au locataire les différents types d'assurance habitation disponibles et les garanties complémentaires qu'il peut choisir (vol, bris de glace, etc.). Assurez-vous que l'assurance couvre les risques liés à la location de votre bien.

Attestation de non-condamnation

• Pour les locations de logement, il est légalement obligatoire de demander une attestation de non-condamnation. Ce document, délivré par le casier judiciaire, certifie que le locataire n'a pas fait l'objet d'une condamnation pour un crime ou un délit.
• L'attestation de non-condamnation peut être obtenue en ligne sur le site du casier judiciaire. Assurez-vous que l'attestation est originale et qu'elle correspond au locataire.

Documents relatifs à la présence d'animaux de compagnie

• Si le locataire souhaite avoir un animal de compagnie dans votre logement, demandez une attestation de vaccination, un carnet de santé et une assurance responsabilité civile pour l'animal.
• Pour les chiens de catégories 1 et 2, des exigences spécifiques s'appliquent. Vous pouvez demander un permis de détention et une assurance responsabilité civile spécifique pour ces chiens.

Conseils pratiques

• Vérifiez la validité de l'assurance habitation du locataire et assurez-vous que les garanties sont conformes aux exigences de votre contrat de location.
• Clarifiez les conditions de présence d'animaux dans le bail. Indiquez clairement les types d'animaux autorisés, les restrictions éventuelles et les responsabilités du locataire en cas de dommages causés par son animal.

Documents supplémentaires et cas particuliers

En fonction de la situation spécifique de la location, d'autres documents peuvent être nécessaires.

Documents relatifs à la situation familiale du locataire

• Si le locataire a des personnes à charge, demandez un livret de famille ou un acte de naissance pour chaque personne à charge.
• Si le locataire a des enfants en bas âge, vous pouvez demander une attestation de garde d'enfant pour vous assurer qu'ils sont correctement encadrés.

Cas des locations meublées

• Pour les locations meublées, il est conseillé de demander une caution supplémentaire pour les biens mobiliers. Cette caution permettra de couvrir les éventuels dommages causés aux meubles pendant la durée de la location.

Cas des locations saisonnières

• Pour les locations saisonnières, vous pouvez demander un justificatif d'identité et de domicile au locataire. Cela permet de vérifier l'identité du locataire et de s'assurer qu'il est bien en mesure de louer votre bien.

Cas des colocations

• Pour les colocations, vous devez exiger des documents pour chaque colocataire.
• Demandez une caution solidaire ou un garant pour chaque colocataire. Cela vous permettra de vous prémunir contre les risques de non-paiement du loyer par l'un des colocataires.

Conseils pratiques

• Adaptez les documents exigés en fonction de la situation spécifique de la location.
• Prévoyez une clause de résiliation du bail en cas de non-respect des obligations du locataire (non-paiement du loyer, absence de documents, etc.).

Conseils supplémentaires pour une location sereine

Au-delà des documents exigés, il est important de prendre en compte certains aspects pour une location sereine.

• Vérification des références : Avant de choisir un locataire, il est judicieux de contacter ses anciens bailleurs pour obtenir des informations sur son comportement et sa fiabilité en tant que locataire.
• Entretien avec le locataire : Un entretien face à face permet de mieux cerner la personnalité du locataire, ses motivations et ses projets.
• Rédaction d'un contrat de location clair et précis : Le contrat de location doit définir les obligations de chaque partie, notamment le montant du loyer, les charges, la durée de la location, les conditions de résiliation et les dispositions relatives à l'état des lieux.
• Gestion des relations avec le locataire : Maintenir une relation transparente et respectueuse avec votre locataire est essentiel pour une cohabitation harmonieuse. Soyez disponible et réactif en cas de besoin.

En suivant ces conseils et en demandant les documents adéquats, vous mettez toutes les chances de votre côté pour une location sereine et sans problème.